Réunions : ordre du jour et compte rendu en 5 minutes

Tableurs, réunions, documents · 7 min

Dans cette leçon, tu vas préparer une réunion qui ne déborde pas, puis transformer tes notes en vrac en compte rendu clair, sans que l’IA invente quoi que ce soit.

Avant la réunion : un ordre du jour qui tient la route

Une réunion sans ordre du jour déborde presque toujours. Donne à l’IA le sujet, la durée et les participants : elle te propose un déroulé minuté.

Copie ce prompt, remplace ce qui est entre crochets, puis colle-le dans ChatGPT, Claude, Gemini ou Vibe (Mistral).

Prépare l’ordre du jour d’une réunion de [durée] avec [qui : équipe, client, bénévoles…]. Objectif de la réunion : [décider / informer / trouver des idées]. Sujets à aborder : [liste en vrac]. Pour chaque point, indique la durée, qui le présente et ce qu’on doit avoir décidé à la fin. Garde 5 minutes à la fin pour récapituler qui fait quoi. Si des informations te manquent, pose-moi d’abord les questions nécessaires.

Cas réel : des notes en vrac → un vrai compte rendu

Voici des notes prises à la volée pendant une réunion d’équipe (noms et chiffres inventés pour l’exemple) :

réu lundi 10h – Léa, Marc, Nadia, moi - salon pro du 12/06 : on y va ? stand ~1500 € → ok si Nadia fait valider par la direction - site : formulaire de contact en panne, Marc regarde - congés d’été : chacun envoie ses dates - nouvelle imprimante ??? pas tranché

Avec le prompt ci-dessous, l’IA en tire un compte rendu propre. Décision : participation au salon du 12 juin, si la direction valide un budget d’environ 1 500 € pour le stand. Actions :

Qui Quoi Pour quand

Nadia Faire valider le budget du stand à préciser

Marc Réparer le formulaire de contact du site à préciser

Toute l’équipe Envoyer ses dates de congés d’été à préciser

Question restée ouverte : l’achat d’une nouvelle imprimante.

Remarque les « à préciser » : personne n’a donné de date. Sans consigne, l’IA aurait volontiers écrit « d’ici vendredi »… une date plausible, mais inventée. Tu complètes toi-même, ou tu poses la question à l’équipe en envoyant le compte rendu.

Essaie maintenant

Voici mes notes de réunion, en vrac : [colle tes notes ici, en remplaçant les noms sensibles si besoin]

Transforme-les en compte rendu clair, en 4 parties : 1. Résumé en 3 phrases 2. Décisions prises 3. Actions : qui fait quoi, pour quand (sous forme de tableau) 4. Questions restées ouvertes N’invente rien : si une information manque (une date, un responsable), écris « à préciser ».

Et les outils qui « écoutent » la réunion ?

Les outils de visio (Teams, Google Meet, Zoom…) proposent de plus en plus des comptes rendus automatiques, selon l’offre de ton entreprise. Avant de t’en servir, préviens les participants et demande leur accord : on n’enregistre pas les gens à leur insu. Et relis le résultat : il peut attribuer une phrase à la mauvaise personne ou rater une nuance importante.

Les pièges à éviter

• Oublier « n’invente rien » : c’est la consigne la plus importante du prompt.

• Envoyer sans relire : vérifie que chaque action est attribuée à la bonne personne. Une erreur de nom dans un compte rendu crée vite un malentendu.

• Coller des notes sensibles (un conflit, un salaire, un dossier RH) dans un outil que ton employeur n’a pas autorisé : enlève ces passages, ou résume-les toi-même.

La bibliothèque a des prompts dédiés : Faire le compte rendu d’une réunion, Lister les choses à faire à partir de notes ou d’un mail et Transformer un objectif en plan d’action.

À retenir

• Avant : un ordre du jour minuté, avec ce qu’on doit décider.

• Après : notes en vrac → résumé, décisions, actions, questions ouvertes.

• Exige « à préciser » plutôt que des infos inventées, et préviens avant d’enregistrer.