Excel et Google Sheets : formules et tableaux sans prise de tête

Tableurs, réunions, documents · 7 min

Dans cette leçon, tu vas obtenir une formule de tableur qui marche du premier coup, la comprendre morceau par morceau et vérifier qu’elle calcule juste.

Une collègue qui connaît toutes les formules

Tu sais ce que tu veux calculer, mais pas comment l’écrire dans Excel ou Google Sheets ? Décris-le avec tes mots. L’IA te donne la formule et t’explique comment elle marche. Le secret : décrire ton tableau (quelles colonnes, quel logiciel, quelle langue).

Cas réel : le total des factures en attente

Sonia suit les factures de sa petite entreprise. Colonne A : la date ; B : le client ; C : le montant ; D : le statut (« Payé » ou « En attente »). Elle veut savoir combien chaque client doit encore.

Avant : elle demande « fais-moi une formule pour les impayés ». L’IA répond avec une formule en anglais, =SUMIF(...), séparée par des virgules. Dans son Excel en français, la formule est refusée ou affiche l’erreur #NOM?.

Après : elle précise son logiciel, sa langue et ses colonnes (avec le prompt ci-dessous). Elle obtient :

=SOMME.SI.ENS(C:C;B:B;F2;D:D;"En attente")

Elle a écrit la liste de ses clients en colonne F (F2, F3…) et colle la formule en G2. Voici ce qu’elle fait, morceau par morceau :

• SOMME.SI.ENS : additionne seulement les lignes qui respectent toutes les conditions qui suivent.

• C:C : la colonne à additionner, celle des montants.

• B:B;F2 : première condition, le client de la colonne B doit être celui écrit en F2.

• D:D;"En attente" : deuxième condition, le statut doit être exactement « En attente ».

• Elle tire la formule vers le bas : en G3, le tableur remplace tout seul F2 par F3, et ainsi de suite.

Vérification : elle filtre la colonne B sur un client, additionne à la main ses factures en attente et compare. Si c’est pareil, la formule est bonne.

Essaie maintenant

Copie ce prompt, remplace ce qui est entre crochets, puis colle-le dans ChatGPT, Claude, Gemini ou Vibe (Mistral).

Je travaille dans [Excel / Google Sheets], en [français / anglais]. Mon tableau : colonne A = [date], colonne B = [nom du client], colonne C = [montant], colonne D = [statut : Payé / En attente]. Je veux : [le total des montants en attente pour chaque client]. Donne-moi la formule à copier, dis-moi dans quelle cellule la mettre, puis explique-la morceau par morceau, comme à un débutant. Dis-moi aussi comment vérifier le résultat à la main sur quelques lignes. Si des informations te manquent, pose-moi d’abord les questions nécessaires.

Comprendre une formule héritée

Tu as récupéré un fichier plein de formules mystérieuses ? Copie la formule (pas les données) et demande : « Explique-moi ce que fait cette formule, étape par étape, comme à un débutant. » Par exemple, =SIERREUR(RECHERCHEV(A2;Tarifs!A:B;2;FAUX);"Introuvable") veut dire : cherche le code produit écrit en A2 dans l’onglet Tarifs, renvoie le prix de la 2e colonne, et affiche « Introuvable » si le code n’existe pas.

Nettoyer et analyser

Tu veux… Demande à l’IA…

Repérer les doublons « comment surligner les doublons de la colonne B »

Uniformiser « Paris », « paris » et « PARIS » « une formule ou un menu pour tout mettre au même format »

Résumer un tableau « comment faire un tableau récapitulatif des ventes par mois »

Certains assistants acceptent un fichier (bouton trombone ou « + ») et en tirent un résumé ou un graphique. Vérifie les chiffres clés toi-même : l’IA peut mal lire une colonne. Et ne dépose pas un fichier avec des données clients, des salaires ou des infos confidentielles dans un outil que ton employeur n’a pas autorisé : remplace d’abord les vrais noms par « Client 1 », « Client 2 »…

Les pièges à éviter

• La mauvaise langue : SUMIF en anglais, SOMME.SI en français. Une fonction écrite dans la mauvaise langue donne l’erreur #NOM?.

• Le mauvais séparateur : dans un tableur en français, les morceaux d’une formule sont en général séparés par des points-virgules ; en anglais, par des virgules.

• Un texte presque identique : « Paye » au lieu de « Payé », ou « En attente » suivi d’un espace en trop, ne sont pas pareils pour le tableur. La ligne est ignorée sans prévenir.

Si une formule renvoie une erreur, colle la formule et l’erreur dans l’IA : « Voici ma formule et l’erreur affichée, que dois-je corriger ? »

À retenir

• Décris ton tableau (colonnes, logiciel, langue) : la formule sera juste du premier coup.

• Demande l’explication morceau par morceau, pas seulement la formule.

• Vérifie à la main sur quelques lignes, et anonymise avant d’envoyer un fichier.