Devis, relances et organisation : planning, stock, adhérents

Tes clients et ta gestion · 6 min

Dans cette leçon, tu vas te faire aider sur la partie « paperasse » : rédiger la description d’un devis, relancer sans gêne, et organiser ton planning, ton stock ou tes adhérents dans un tableau simple.

Le devis : des mots clairs, des chiffres vérifiés

Un devis flou, c’est des questions, des malentendus, parfois des litiges. L’IA est très forte pour transformer tes notes en vrac en description claire, poste par poste : ce que tu vas faire, ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas, le délai.

Les prix, eux, restent ton affaire : c’est toi (ou ton logiciel de devis) qui les fixes et qui les calcules. L’IA peut se tromper dans un calcul ou une TVA ; vérifie chaque montant. Et les mentions obligatoires d’un devis dépendent de ton activité : on les voit dans la leçon suivante.

Les relances : aimables, puis fermes

Un devis sans réponse, une facture en retard, une cotisation oubliée : l’IA t’aide à trouver le bon ton, par étapes.

• Premier rappel : aimable, il facilite la réponse, même négative (« si le projet a changé, dites-le-moi simplement »).

• Deuxième relance : plus directe, avec une date.

• Au-delà, pour un impayé qui dure, renseigne-toi sur les démarches officielles, auprès de ton comptable ou de ta chambre de métiers ou de commerce.

S’organiser : des tableaux simples

Pas besoin de logiciel compliqué. Demande à l’IA de te créer un modèle de tableau (Excel, Google Sheets ou LibreOffice), avec les formules :

• Planning de la semaine : chantiers, rendez-vous, permanences des bénévoles.

• Stock : produit, quantité, seuil d’alerte, fournisseur, avec une formule qui signale ce qu’il faut recommander.

• Adhérents : date d’adhésion, cotisation payée ou non, rôle dans l’association.

L’IA crée le modèle vide avec des exemples fictifs ; toi, tu le remplis. Inutile de lui donner ta vraie liste de clients ou d’adhérents. Pour les formules, le cours 09 — L’IA au travail a une leçon dédiée aux tableurs.

Avant / après

Avant Après

« Rénovation salle de bain : 4 800 € » « Rénovation de la salle de bain (6 m²) : dépose de l’ancienne baignoire et du carrelage, pose d’un receveur de douche extra-plat et d’une paroi vitrée, carrelage mural jusqu’au plafond (carrelage fourni par le client), raccordements de plomberie. Non compris : peinture du plafond, électricité. Durée : 5 jours ouvrés. »

Le client comprend ce qu’il paie : moins de questions, moins de discussions à la fin du chantier.

Les erreurs fréquentes

• Faire calculer les prix sans vérifier. Les chiffres, c’est toi. Relis chaque total.

• Coller ton fichier clients ou adhérents. Demande un modèle vide, puis remplis-le toi-même.

• Relancer trop fort, trop tôt. Une première relance agressive fait perdre des clients qui allaient dire oui.

Essaie maintenant

Copie ce prompt, remplace ce qui est entre crochets, puis colle-le dans ton assistant d’IA (ChatGPT, Claude, Gemini, Mistral…).

Je suis [ton métier] et je prépare un devis pour [type de travaux ou de prestation]. Ce que je vais faire, en vrac : [étapes, matériaux, ce qui est fourni ou non] Délai prévu : [durée ou date] 1. Rédige une description claire, poste par poste, avec ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas. Ne mets aucun prix : je les ajouterai moi-même. 2. Écris un message court et chaleureux pour envoyer le devis. 3. Écris une relance aimable à envoyer si le client ne répond pas sous 10 jours, qui lui permet aussi de dire non facilement. Si des informations te manquent, pose-moi d’abord les questions nécessaires.

Dans la bibliothèque : Relancer un devis sans mettre la pression, Prévoir ma trésorerie sur 3 mois et Préparer mes documents pour le comptable.

À retenir

• L’IA rédige la description du devis ; les prix, c’est toi, et tu vérifies.

• Des relances par étapes : aimable d’abord, plus ferme ensuite.

• Des modèles de tableaux vides pour le planning, le stock ou les adhérents, remplis par toi.